WordPress: Exportar Contenido a Google Sheets Automáticamente

En esta guía, te mostraremos cómo exportar contenido de WordPress a Google Sheets.

Para esto, utilizaremos el servicio Google Sheets Sync proporcionado por WP Sheet Editor.

Este servicio te permite conectar tu sitio web de WordPress con tu cuenta de Hojas de Cálculo de Google.

Puedes exportar contenido de WordPress a Hojas de cálculo de Google e importar contenido de Hojas de Cálculo de Google a WordPress.

Además, puedes colaborar con tu equipo para crear y editar tu contenido de WordPress en Google Sheets e importarlo automáticamente a WordPress.

Nota: Este tutorial asume que has instalado y configurado la extensión WP Sheet Editor – Automations (leer tutorial) y el plugin WP Sheet Editor – Google Sheets (leer guía) en tu sitio de WordPress, y que estás utilizando cualquiera de las hojas de cálculo de WP Sheet Editor.

En este ejemplo, usaremos la hoja de cálculo de entradas de WordPress.

Estos son algunos ejemplos del contenido que podrías exportar de WordPress a Hojas de cálculo de Google:

• Páginas de WordPress
• Entradas de WordPress
• Productos de WooCommerce
• Variaciones de WooCommerce
• Clientes de WooCommerce
• Membresías de WooCommerce
• Miembros de WooCommerce
• Cupones de WooCommerce
• Pedidos de WooCommerce
• Suscripciones WooCommerce
• Clientes de suscripciones de WooCommerce
• Suscriptores y usuarios de WordPress
• Informes de donaciones
• Formularios de donación
• Eventos
• Asistentes a eventos
• Organizadores de eventos
• Cursos online
• Lecciones de cursos en línea
• Cuestionarios de cursos en línea
• Estudiantes matriculados en cursos en línea
• Instructores de cursos en línea
• Planes de membresía
• Miembros
• Títulos de SEO
• Descripciones SEO
• Palabras clave SEO
• Tipos de publicaciones personalizadas
• Campos Personalizados
• ¡Y mucho más!

Puedes exportar datos de todos los tipos de publicaciones a Hojas de Cálculo de Google, incluidos los tipos de publicaciones personalizadas y los campos personalizados agregados por otros plugins como Advanced Custom Fields (ACF), PODS y otros.

Exportar contenido de WordPress a Google Sheets

Veamos cómo exportar contenido de WordPress a Hojas de Cálculo de Google inmediatamente.

Solo necesitas unos pocos clics para crear una hoja de cálculo de Google que contenga los datos que deseas exportar.

Iniciemos abriendo la herramienta Exportar.

Ahora selecciona estos valores para configurar la exportación inmediata de WordPress a Hojas de Cálculo de Google:

• • ¿Qué columnas quieres exportar?: Tienes estas tres opciones:
    • Seleccionar columnas individuales escribiendo los nombres de las columnas
    • Seleccionar todas las columnas habilitadas (excluyendo las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
    • Seleccionar todas las columnas (incluidas las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
  • ¿Qué filas quieres exportar? Tienes estas dos opciones:
    • Todas las filas de mi búsqueda actual: Selecciona esto para exportar todo el contenido de una búsqueda o todo el contenido (en caso de que no hayas realizado ninguna búsqueda).
    • Filas que seleccioné manualmente con la casilla de verificación. Junto a la columna ID, puedes marcar la casilla de verificación de cada fila que desees exportar.
  • ¿Qué aplicación usarás para editar este archivo: Selecciona Hojas de Cálculo de Google
  • Nombre de esta exportación (opcional): Agrega un nombre para esta exportación aquí y la Hoja de cálculo de Google heredará este nombre.
  • Finalmente, haz clic en Iniciar nueva exportación.

Después de que el plugin haya creado la Hoja de Google en tu cuenta, verás un enlace a la Hoja de Google.

Haz clic en Ver en la Hoja de Cálculo de Google.

En la captura de pantalla a continuación, puedes ver la Hoja de Google que se generó a partir de la exportación que te acabamos de mostrar.

Programar exportaciones automáticas a Hojas de Cálculo de Google

Nuestro servicio te permite programar exportaciones automáticas de WordPress a Google Sheets. En este ejemplo, programaremos una exportación única.

Solo necesitamos seleccionar las filas y columnas que queremos exportar, y la fecha y hora en que queremos que se ejecute la exportación.

Comienza abriendo la herramienta Exportar.

Ahora selecciona estos valores para programar la exportación automática de WordPress a Google Sheets:

• • ¿Qué columnas quieres exportar?: Tienes estas tres opciones:
    • Seleccionar columnas individuales escribiendo los nombres de las columnas
    • Seleccionar todas las columnas activas (excluyendo las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
    • Seleccionar todas las columnas (incluidas las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
  • ¿Qué filas quieres exportar? Tiene estas dos opciones:
    • Todas las filas de mi búsqueda actual: Selecciona esto para exportar todo el contenido de una búsqueda o todo el contenido (en caso de que no hayas realizado ninguna búsqueda).
    • Filas que seleccioné manualmente con la casilla de verificación. Junto a la columna ID, puedes marcar la casilla de verificación de cada fila que desees exportar.
  • ¿Qué aplicación usarás para editar este archivo?: selecciona Hojas de Cálculo de Google
  • Nombre de esta exportación (opcional): Agrega un nombre para esta exportación aquí y la Hoja de Cálculo de Google heredará este nombre.
  • Marca la casilla ¿Ejecutar en el futuro?
  • Selecciona la fecha y la hora: Usa el selector de fecha y hora para seleccionar cuándo deseas que se ejecute esta exportación.
  • Notificar a esta dirección de correo electrónico cuando finalice el proceso: Agrega una dirección de correo electrónico para recibir una notificación cuando se complete esta exportación automática.
  • Marca la casilla de verificación Tarea única.
  • Finalmente, haz clic en Iniciar nueva exportación.

Después de programar la exportación, verás un aviso de que la tarea han sido programada.

Puedes ver los detalles de las tareas programadas haciendo clic en el enlace Ver exportaciones programadas.

En la captura de pantalla a continuación, puedes ver que la exportación que acabamos de crear ya aparece en la ventana emergente de exportaciones programadas.

Cuando finalice el proceso de exportación, recibirás un correo electrónico en la(s) dirección(es) que ingresaste, con los detalles de la exportación y el enlace a la Hoja de cálculo de Google que se ha generado.

Programar exportaciones recurrentes a Google Sheets

Con nuestro servicio Google Sheets Sync, puedes programar exportaciones recurrentes de WordPress a Google Sheets.

Esto puede ser muy útil para exportar nuevos pedidos, nuevas membresías o suscriptores registrados y/o nuevas donaciones todos los días, cada semana o de manera mensual. Por supuesto, esta es solo una de las miles de cosas que puedes hacer con las exportaciones recurrentes.

Dependiendo de cómo las configures, las exportaciones recurrentes se ejecutan:

• Cada X minutos
• Cada X horas
• Cada X dias
• Cada X semanas
• Cada X meses

Algo a tener en cuenta es que cada ejecución exportará todas las filas y generará una nueva Hoja de Google para cada intervalo recurrente.

Por ejemplo, si programas una exportación recurrente para que se ejecute cada hora,  se generara una nueva Hoja de cálculo de Google cada hora.

Para crear una exportación recurrente, inicia abriendo la herramienta Exportar:

Ahora selecciona estos valores para programar la exportación recurrente de WordPress a Hojas de cálculo de Google:

• ¿Qué columnas quieres exportar?: Tienes estas tres opciones:
  • Seleccionar columnas individuales escribiendo los nombres de las columnas
  • Seleccionar todas las columnas activas (excluyendo las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
  • Seleccionar todas las columnas (incluidas las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
• ¿Qué filas quieres exportar? Tiene estas dos opciones:
  • Todas las filas de mi búsqueda actual: Selecciona esto para exportar todo el contenido de una búsqueda o todo el contenido (en caso de que no hayas realizado ninguna búsqueda).
  • Filas que selecciones manualmente con la casilla de verificación. Junto a la columna ID, puedes marcar la casilla de verificación de cada fila que desees exportar.
• ¿Qué aplicación usarás para editar este archivo?: Selecciona Hojas de Cálculo de Google 
• Nombre de esta exportación: Agrega aquí un nombre para esta exportación y la Hoja de Cálculo de Google heredará este nombre.
• Marca la casilla Ejecutar esto en el futuro .
• Selecciona la fecha y la hora: Usa el selector de fecha y hora para seleccionar cuándo deseas que se ejecute esta exportación recurrente.
• Notificar a este correo cuando finalice el proceso: Agrega una dirección de correo electrónico para recibir una notificación cada vez que exportemos un intervalo recurrente.
• Marca la  casilla de verificación Ejecutar en intervalos recurrentes .
• Ejecutar cada: Agrega un número y selecciona la unidad de tiempo:
  • Minuto(s)
  • Hora(s)
  • Día(s)
  • Semana(s)
  • Mese(s)
• Finalmente, haz clic en Iniciar nueva exportación.

Ahora verás un aviso de que se ha programado la exportación recurrente:

Cuando finalice el proceso de exportación, recibirás un correo electrónico en la(s) dirección(es) que ingresaste, con los detalles de la exportación y el enlace a la Hoja de cálculo de Google que se ha generado.

Programar exportaciones incrementales a Google Sheets

El servicio de sincronización con Google Sheets te permite programar exportaciones incrementales de WordPress a Google Sheets.

De manera predeterminada, cuando tienes exportaciones recurrentes y la opción Hacer exportaciones incrementales está desactivada, cada ejecución futura exportará todas las filas y generará una nueva Hoja de cálculo de Google cada vez. Por ejemplo, tu exportación diaria creará una nueva Hoja de cálculo de Google todos los días con todas las filas.

Si marcas la casilla de verificación Hacer exportaciones incrementales, cada ejecución futura solo exportará nuevas filas y agregará las filas al primer archivo de Hoja de cálculo de Google que se creó la primera vez que se ejecutó esta tarea. Las filas más antiguas no se actualizarán en la Hoja de cálculo de Google, solo se insertarán filas nuevas. Por ejemplo, tu exportación diaria insertaría los nuevos pedidos de WooCommerce en la misma hoja de Google todos los días.

El mayor beneficio de las exportaciones incrementales es que las ejecuciones futuras serán mucho más rápidas, porque omitiremos todas las filas que ya se exportaron en ejecuciones anteriores. Además, no se crearán tantas hojas de cálculo de Google en tu cuenta.

Solo ten en cuenta que no volverás a exportar las filas anteriores, por lo que no verás cambios en las filas anteriores en Hojas de cálculo de Google si los datos cambiaron en WordPress después de tu exportación inicial.

Si deseas crear una sola hoja de cálculo de Google y seguir insertando filas nuevas y actualizando las filas existentes en las hojas de cálculo de Google, la sincronización en tiempo real es la mejor opción (mira la siguiente sección de este tutorial).

Para programar una exportación incremental recurrente, comienza abriendo la herramienta Exportar.

Ahora selecciona estos valores para programar la exportación incremental recurrente de WordPress a Hojas de cálculo de Google:

• • ¿Qué columnas quieres exportar?: Tienes estas tres opciones:
    • Seleccionar columnas individuales escribiendo los nombres de las columnas
    • Seleccionar todas las columnas activas (excluyendo las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
    • Seleccionar todas las columnas (incluidas las columnas que están ocultas en la hoja de cálculo)
  • ¿Qué filas quieres exportar? Tienes estas dos opciones:
    • Todas las filas de mi búsqueda actual: Selecciona esto para exportar todo el contenido de una búsqueda o todo el contenido (en caso de que no haya realizado ninguna búsqueda).
    • Filas que seleccioné manualmente con la casilla de verificación. Junto a la columna ID, puedes marcar la casilla de verificación de cada fila que desees exportar.
  • ¿Qué aplicación usará para editar este archivo?: Selecciona Hojas de Cálculo de Google
  • Nombre de esta exportación: Agrega aquí un nombre para esta exportación y la Hoja de cálculo de Google heredará este nombre.
  • Marca la casilla Ejecutar esto en el futuro .
  • Selecciona la fecha y la hora: Use el selector de fecha y hora para seleccionar cuándo desea que se ejecute esta exportación recurrente.
  • Notificar a este correo cuando finalice el proceso: Agrega una dirección de correo electrónico para recibir una notificación cada vez que exportemos un intervalo recurrente.
  • Marca la casilla de verificación Tarea recurrente.
  • Ejecutar cada: Agrega un número y selecciona la unidad de tiempo:
    • Minutos)
    • Horas)
    • Días)
    • Semanas)
    • Meses)
  • Marca la casilla de verificación Realizar exportaciones incrementales .
  • Finalmente, haz clic en  Iniciar nueva exportación.

Ahora verás un aviso de que se ha programado la exportación incremental recurrente:

Cuando finalice el proceso de exportación, recibirás un correo electrónico en la(s) dirección(es) que ingresaste, con los detalles de la exportación y el enlace a la Hoja de cálculo de Google que se ha generado.

Programar exportaciones con sincronización en tiempo real

Veamos cómo agregar sincronización en tiempo real entre WordPress y Hojas de Cálculo de Google.

Esto significa que todos los cambios futuros realizados en WordPress se aplicarán automáticamente en Google Sheets. Se actualizarán las filas más antiguas en la Hoja de Google y también se insertarán nuevas filas automáticamente sin la necesidad de reprogramar una exportación.

Puedes sincronizar WordPress y Google Sheets mediante la sincronización unidireccional (de WordPress a Google Sheets solamente) o mediante la sincronización bidireccional (de WordPress a Google Sheets y de Google Sheets a WordPress).

Primero, abrimos la herramienta Exportar.

Ahora selecciona estos valores para programar la exportación con sincronización en tiempo real:

• • ¿Qué columnas quieres exportar?
    • Columnas individuales
    • Todas las columnas activas
    • Todas las columnas
  • ¿Qué filas quieres exportar?:
    • Todas las filas de mi búsqueda actual. Puedes usar esta opción para exportar todas las filas, incluso si no haz realizado una búsqueda.
    • Filas que seleccioné manualmente con la casilla de verificación. Junto a la columna ID, puedes marcar la casilla de verificación de cada fila que desees exportar.
  • ¿Qué aplicación usarás para editar este archivo?: Selecciona Hojas de Cálculo de Google.
  • Nombre de esta exportación: Agrega aquí un nombre para esta exportación y la Hoja de Cálculo de Google heredará este nombre.
  • Marca la casilla Ejecutar esto en el futuro .
  • Selecciona la fecha y la hora: Use el selector de fecha y hora para seleccionar cuándo desea que se ejecute esta exportación de sincronización en tiempo real.
  • Notificar a este correo electrónico cuando finalice el proceso: Agrega una dirección de correo electrónico para recibir una notificación cuando se complete la exportación.
  • Marca la casilla de verificación Sincronización en tiempo real  .
  • Tipo de sincronización: Tienes dos opciones:
    • WordPress a Hojas de cálculo de Google: Escucharemos cualquier cambio realizado en WordPress y enviaremos automáticamente los cambios a Google, por lo que tu Hoja de cálculo de Google siempre estará actualizada. Importante: Escuchamos las ediciones realizadas en el editor normal, en WP Sheet Editor o realizadas por otros plugins que utilizan la API estándar de WordPress.
    • Bidireccional: La sincronización bidireccional significa que cualquier cambio que realices en WordPress aparecerá en su hoja de Google, y cualquier cambio realizado en Google Sheets aparecerá en WordPress automáticamente.
  • ¿Qué columna debes usarse como identificador? Esto nos permite identificar las filas en Google Sheets para que podamos actualizarlas en el futuro. Recomendamos que no uses ID si estás usando la sincronización bidireccional, porque podría causar problemas cuando creas filas nuevas en Hojas de cálculo de Google, ya que las filas nuevas no tienen ID, y también te impide importar la misma Hoja de cálculo de Google en varios sitios de WordPress porque cada sitio usa IDs diferentes. Por lo tanto, es mejor usar títulos, URL slugs, correos electrónicos, nombres de usuarios, SKUs, etc. como identificadores (valores únicos que se pueden usar para hacer coincidir los datos en varios sitios). Puedes usar los IDs como identificadores cuando solo tienes una exportación en tiempo real (no bidireccional) desde un sitio web, por lo que las filas siempre tendrán la ID y la ID siempre coincidirá correctamente.
  • Finalmente, haz clic en Iniciar nueva exportación.

La exportación de sincronización en vivo se agregarán a la lista de exportaciones programadas.

Cuando finalice el proceso de exportación, recibirás un correo electrónico en la(s) dirección(es) que ingresaste, con los detalles de la exportación y el enlace a la Hoja de cálculo de Google que se ha generado.

Controla tus tareas programadas

Para comprender la ventana emergente de tareas programadas, puedes hacer clic aquí.

Configuración avanzada

Hemos preparado una guía en la que puedes comprender la configuración avanzada del plugin WP Sheet Editor – Google Sheets.

Puedes hacer clic aquí para leerla.

En este tutorial, te hemos mostrado cómo exportar e importar contenido entre tus sitios web de WordPress y tu cuenta de Google Sheets. Puedes exportar o importar contenido inmediatamente, o puedes programar exportaciones e importaciones automáticas.